Case: Louwman museum

Louwman musem: achter de schermen

Mijn naam is Tamara Nanning en al drie jaar werk ik met veel plezier als Duty & Event Manager op de afdeling events in het Louwman Museum. Mijn rol is veelzijdig: ik ben verantwoordelijk voor alle operationele zaken en vergaderarrangementen, treed op als gastvrouw en spring bij waar nodig, bijvoorbeeld bij catering of AV-ondersteuning.

Op zondag 3 november organiseerden wij een bijzonder relatie-evenement voor Mercedes-Benz, met 250 enthousiaste gasten. Het programma? Een combinatie van proefritten in diverse modellen, racen in een Formule 1-simulator, en samen de Grand Prix van Brazilië kijken op ons gezellige Museumplein – natuurlijk onder het genot van een hapje en een drankje.

De voorbereiding: details en teamwork
In de dagen voorafgaand aan het evenement stemde ik alle details af met de opdrachtgever. De puntjes op de i zetten we aan de hand van een draaiboek, waarbij ik ook zorg droeg voor de logistiek van leveranciers en toeleveranciers. Denk aan het coördineren van de levering van twee Formule 1-simulatoren en het opstellen van een groot projectiescherm met beamer door onze vaste technische partner, Rena Productions. Het werken met vaste partners is een groot voordeel: zij kennen de locatie door en door, waardoor alles soepel verloopt.
Om de setting compleet te maken, zorgden we ervoor dat auto’s uit onze eigen collectie werden toegevoegd. Dat gaf een extra touch en maakte de aankleding helemaal af.

De dag zelf: flexibel en oplossingsgericht
Op de dag van het evenement werden we verrast door een wijziging in de raceplanning: de Grand Prix werd eerder gereden vanwege weersomstandigheden. Dat betekende snel schakelen en het hele programma aanpassen. Dit soort uitdagingen vragen om flexibiliteit, creativiteit en teamwork. Samen met mijn collega’s en partners zetten we de schouders eronder, en alles was op tijd klaar.

De nauwe samenwerking met de partymanager van de catering was hierbij cruciaal. Doordat we vooraf alles goed hadden doorgenomen, wisten we precies wat we aan elkaar hadden, en dat maakte het schakelen een stuk gemakkelijker.

Een geslaagde dag
Het moment waarop alles volgens de aangepaste planning startte, gaf een enorme voldoening. Dit is waarom ik mijn werk zo leuk vind. En als kers op de taart won Max Verstappen de race, wat zorgde voor een uitgelaten sfeer onder de gasten.
De positieve reacties van zowel de gasten als de opdrachtgever maakten het plaatje compleet. Terugkijkend op deze dag ben ik trots op wat we als team hebben neergezet: een geslaagd evenement dat iedereen nog lang bij zal blijven.

Wil jij ook zo’n event, of wil je brainstormen over jouw ideeën? Neem dan gerust contact op via events@louwmanmuseum.nl.

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws van de venues in Den Haag en meld je aan voor de nieuwsbrief

Aanmelden

Uw evenement in Den Haag is centraal gelegen in de randstad en uitstekend bereikbaar

bekijk de locaties