Amare is een toonaangevend podium voor muziek en dans. Maar het is óók een toplocatie voor congressen en andere zakelijke evenementen. Dat vraagt om snel schakelen en veel flexibiliteit. In deze eventcase lees je hoe dit in de praktijk verloopt.

PIANOo-congres
Sarie Agema is eventmanager bij Amare. Begin juni begeleidde ze daar het jaarcongres van PIANOo, een grote overheidsdienst die zich bezighoudt met aanbestedingen en inkoop. 800 deelnemers kwamen naar Amare om kennis en ervaringen te delen. Agema vertelt: ‘Het plenaire gedeelte vond plaats in de concertzaal. Die zaal kunnen we aanpassen aan het gebruik. Alle stoelen kunnen er bijvoorbeeld uit, maar in dit geval hebben we alleen de eerste rij verwijderd. Ook hebben we het podium aangepast, zodat de sprekers zo goed mogelijk in de spotlights stonden.’
Als locatie nodigt Amare uit om iets met cultuur te doen. Voor het PIANOo-congres sprak dat vanwege de naam natuurlijk vanzelf. Een student van het Conservatorium speelde intermezzo’s op een piano en ook tijdens de borrel klonk er livemuziek.

Timing
Bij het congres werden bijna alle break-outruimtes van Amare gebruikt. Agema: ‘Daarvoor gebruiken we onder andere de vergaderzalen op de eerste verdieping, een foyer en Amare Studio. Met de aanwezige flexibele wanden hebben we de foyer opgedeeld. Tijdens de opbouwdag plaatsen we daar statafels, stoelen en schermen. Voor de lunch en de borrel maakten we er weer één geheel van. Dat vraagt om een precieze timing. De juiste mensen moesten op de juiste plek staan. Bij het opbouwen hielden we ook rekening met andere activiteiten in Amare. Die avond was er bijvoorbeeld een dansvoorstelling.’

Volgeplakt
Op de congresdag zelf vonden de laatste voorbereidingen plaats, waaronder de aankleding in de stijl van het congres. ‘Ze hebben flink uitgepakt’, zegt Agema. ‘Van stickers op de draaideuren en spandoeken in de gangen tot kussentjes met het logo op de stoelen.’ De rol van Agema als eventmanager zat erop, maar toch was ze ook tijdens het PIANOo-congres aanwezig. ‘Ik was maandenlang bij de voorbereidingen betrokken, dan is het leuk om te zien hoe alles uiteindelijk geworden is. Het was ook fijn om te horen dat mijn opdrachtgevers blij waren. Met ons pand, met de akoestiek, met de muziek, met alles.’

Amare voor uw evenement
Met twee grote theaterzalen en vier foyers biedt Amare ruimte voor congressen en andere evenementen tot 2700 bezoekers. Voor kleinere bijeenkomsten tot zo’n 250 personen kun je terecht in het vergadercentrum. Kijk voor informatie op Amare.nl.